Peran Humas dan Wajah Institusi

Oleh: Aditya Wibisono, Pegawai Direktorat Jenderal Pajak

Di era keterbukaan informasi dan media sosial seperti saat ini, Hubungan Masyarakat memegang peranan yang sangat penting untuk menjaga reputasi dan wajah institusi, khususnya tempat kita bekerja dan mencari nafkah. Keleluasaan setiap orang untuk menulis dan membuat berita serta melakukan pengaduan dengan berbagai cara membuat kita harus selalu waspada jika ada hal-hal yang ternyata dapat mencederai nama baik institusi kita. Di DJP, peran Hubungan Masyarakat ini dipegang oleh Seksi Kerjasama dan Hubungan Masyarakat yang ada di setiap Kantor Wilayah DJP dari Sabang sampai Merauke termasuk Kanwil DJP Wajib Pajak Besar dan Jakarta Khusus. Meskipun kadang dianggap remeh, tetapi saat terjadi krisis yang menyangkut nama baik institusi, dan sayangnya kerap terjadi, seksi ini adalah seksi pertama yang dicari dan diminta untuk menetralkan pemberitaan. Lucunya, hampir sebagian besar atau mungkin seluruh pegawai di DJP tidak ada yang menekuni ilmu komunikasi. Sebagian besar pegawai yang bekerja di kehumasan  juga mungkin tidak seluruhnya  pernah bekerja atau memiliki pengalaman di bidang hubungan masyarakat. Dengan kondisi seperti ini, tidak berarti bahwa kehumasan dapat dianggap pelengkap di institusi tempat kita bekerja melainkan keharusan karena wajah institusi tempat kita bekerja dan bagaimana kita ingin dilihat oleh publik berada di tangan kehumasan.

Di berbagai negara maju dan juga perusahaan-perusahaan besar, kehumasan sudah dianggap sebagai bagian penting untuk organisasi. Saya pernah bertemu dengan salah seorang pengusaha yang ternyata dia punya tim kehumasan sendiri. Tugas dari tim tersebut adalah mendampingi kemanapun pengusaha itu pergi dan selalu menjaga hubungan baik dengan para wartawan. Tim tersebut secara rutin melakukan pertemuan dengan para wartawan, baik cetak maupun elektronik dan memberikan informasi terkini mengenai kegiatan pengusaha tersebut. Tim tersebut juga aktif mengelola media sosial pengusaha dan selalu memantau berita terutama yang menyangkut pengusaha atau perusahaan yang dimilikinya. Saat saya tanyakan ke pimpinan tim kehumasan pengusaha tersebut, seberapa pentingnya dia dan timnya selalu mendampingi kemana pun pengusaha itu pergi? Dia menjawab bahwa perannya sangat penting untuk mendokumentasikan seluruh kegiatan dan memastikan bahwa tidak ada pemberitaan yang salah mengenai pengusaha tersebut karena jika ada sekali saja ada wartawan yang menulis berita yang tidak benar, maka reputasi pengusaha tersebut juga bisa terpengaruh dan urusannya bisa panjang, mulai dari pertanyaan para pemegang saham, karyawan, pengusaha lain dan bisa juga mempengaruhi harga saham perusahaannya. Bukan hanya swasta, berbagai instansi pemerintah di negara maju juga menganggap kehumasan adalah hal yang sangat penting, misalnya di Amerika Serikat, Australia dan lain sebagainya.

Di DJP sendiri, peran kehumasan juga semakin dianggap penting karena banyaknya kegiatan yang dapat dipublikasikan. Hubungan dengan para wartawan bukan hanya dijalin dengan komunikasi yang baik, melainkan dengan selalu memberikan informasi yang dibutuhkan oleh para wartawan, terutama mengenai data. Salah satu contoh dimana peran kehumasan sangat penting adalah pada saat kita akan mengadakan konferensi pers. Kegiatan yang paling penting adalah saat kita menyiapkan siaran pers (press release) yang harus disusun dengan sangat cermat dan seksama karena menyangkut data dari unit yang akan diberitakan. Kata demi kata yang ditulis harus sesuai dengan kaidah pemberitaan sehingga para wartawan tidak akan salah menangkap pesan yang ingin kita sampaikan. Apabila kita tidak optimal dalam menjalin hubungan baik dengan para wartawan, reputasi institusi tempat kita bekerjalah yang akan menjadi taruhan. Peran kehumasan di DJP juga tidak hanya terbatas masalah komunikasi eksternal, melainkan juga menyeimbangkan komunikasi internal sesama pegawai di tempat kita bekerja. Semakin sering kita memberikan informasi yang bermanfaat kepada para pegawai, maka organisasi juga akan mendapatkan manfaatnya.

Seiring dengan perkembangan jaman, kehumasan ternyata memegang peranan yang penting dan sangat strategis. Bahkan seorang Bill Gates, pendiri Microsoft dan sekarang menjadi Ketua Yayasan Bill and Melinda Gates Foundation yang sekarang merupakan orang terkaya di dunia mengatakan, "Jika saya bangkrut sampai hanya tersisa uang terakhir, saya akan memakainya untuk kehumasan". Peran kehumasan adalah wajah institusi dan sudah selayaknya institusi memanfaatkannya untuk kepentingan yang lebih besar dan lebih baik lagi. (*)

*) Tulisan ini merupakan pendapat pribadi penulis dan bukan cerminan sikap instansi dimana penulis bekerja.