Open Door Policy KP2KP Tanah Grogot

Oleh: Fransiskus Xaverius Herry Setiawan, Pegawai Direktorat Jenderal Pajak

Saat baru bertugas di Kantor Pelayanan dan Konsultasi Perpajakan (KP2KP) Tanah Grogot, kegiatan yang pertama kali saya lakukan adalah melakukan koordinasi dengan pimpinan cabang bank-bank persepsi tempat Wajib Pajak melakukan pembayaran. Salah satu yang saya kunjungi adalah Pimpinan Bank BNI Kancab Tanah Grogot. Hal yang membuat saya terkesan ketika berkunjung kesana adalah layout ruangannya. Ruangan pimpinan cabangnya adalah sebuah ruangan kubikel berukuran 3x4 m yang tidak memiliki pintu dan tentu saja tuan rumah yang sangat ramah dan humble khas perbankan pada umumnya. Di ruangan ini pimpinan cabang bebas menerima tamu/nasabah. Ruangan pimpinan cabangnya bersebelahan dengan ruangan staf kredit, marketing dan customer service dimana beliau bebas memangggil atau berkunjung ke seluruh stafnya. Dari ruangan ini beliau juga bisa mengetahui siapa nasabah yang datang dan pergi serta bagaimana stafnya bekerja.

Tentu saja ini berbeda dengan perkantoran pada umumnya dimana pimpinan biasanya memiliki ruangan tersendiri yang tertutup. Tidak sembarang orang bisa masuk ke ruanganya. Setiap orang yang mau bertemu harus menghadap sekertaris atau security dulu sebelum bisa bertemu pimpinan. Pimpinan juga tidak bisa mengetahui apa yang dikerjakan oleh staffnya kecuali kantor tersebut memiliki CCTV.

Hal menarik di Bank BNI inilah yang dalam ilmu manajemen disebut Open Door Policy. Kebijakan pintu terbuka atau open door policy adalah kebijakan perusahaan di mana pintu setiap ruang manajer terbuka untuk semua karyawan. Tujuan dari kebijakan ini adalah untuk menggalakkan komunikasi yang terbuka, mempermudah pemberian feedback, serta mempermudah diskusi tentang hal apa pun kepada para karyawan.

Saya lalu menerapkannya di KP2KP Tanah Grogot. Pintu ruangan kepala kantor selalu terbuka setiap harinya. Karyawan bebas untuk keluar masuk bertemu dengan kepala kantor tanpa merasa sungkan atau malu. Permasalahan yang dihadapi oleh para pegawai baik itu permasalahan internal maupun permasalahan dalam menghadapi wajib pajak bisa segera didiskusikan dan diselesaikan dengan cepat. Pelaksana tidak merasa sungkan mendatangi kepala kantor mendiskusikan masalah penyuluhan, konsultasi perpajakan, keuangan, kepegawaian bahkan masalah pribadinya. Ide-ide dan inovasi dari pegawai biasanya disampaikan dan dikolaborasi dengan kepala kantor tanpa jarak dan sekat. Hal ini memperlancar komunikasi, mempercepat penyelesaian masalah, dan mempererat hubungan antar pegawai.

Kebijakan ini tidak hanya berlaku untuk para pegawai, tetapi juga wajib pajak. Dalam penyuluhan dan sosialisasi selalu kami sampaikan kebijakan tersebut. Pintu ruangan kepala kantor selalu terbuka untuk siapa saja. Setiap wajib pajak yang datang dan perlu bertemu dengan kepala kantor bisa langsung masuk ruangan kepala kantor. Wajib Pajak yang memerlukan konsultasi perpajakan mulai dari masalah surat himbauan, pemeriksaan, penagihan sampai aplikasi perpajakan bisa dilayani di ruangan kepala kantor.

Dari sini kita bisa memahami kesulitan wajib pajak dan membantu mencari solusinya. Banyak wajib pajak yang dahulu tidak patuh karena mau berkonsultasi tidak ada petugasnya (karena minimnya pegawai) lambat laun mulai melaksanakan kewajiban perpajakannya dengan baik. Setiap solusi dan kemudahan yang diberikan memberikan efek kepatuhan yang meningkat. Sumbat komunikasi yang buntu dan mengakibatkan wajib pajak mutung (patah arang) tidak mau bayar pajak dan lapor SPT perlahan memudar seiring dengan lancarnya komunikasi. Efek lainnya adalah banyak potensi pajak yang bisa tergali ketika para wajib pajak menceritakan proses bisnisnya karena komunikasi yang sudah terjalin dengan baik. Open door policy bagi wajib pajak ini untuk menyampaikan pesan bahwa kantor pajak khususnya KP2KP Tanah Grogot  sangat friendly dengan customernya (wajib pajak). 

*) Tulisan ini merupakan pendapat pribadi penulis dan bukan cerminan sikap instansi di mana penulis bekerja.