Proses Bisnis Penggunaan e-Faktur

Untuk menggunakan e-Faktur, Pengusaha Kena Pajak (PKP) diharuskan terlebih dahulu memiliki Sertifikat Elektronik untuk keamanan transaksi penggunaan Faktur Pajak elektronik (e-Faktur). Oleh karena itu, PKP harus mencermati syarat dan ketentuan pemberian Sertifikat Elektronik untuk mendapatkannya.

Setelah memperoleh Sertifikat Elektronik untuk penggunaan e-Faktur, PKP tentu perlu menyiapkan seperangkat komputer dengan spesifikasi standard (Processor Dual Core, RAM 3 GB, Hard disk dengan sisa space min 50GB, Monitor, Mouse dan Keyboard) yang telah ter-install Sistem Operasi (Linux, MacOS maupun Microsoft Windows), Java versi 1.7 dan PDF Reader (Adobe Acrobat Reader dan sejenisnya). Komputer juga harus dapat terhubung ke jaringan internet, tidak perlu 24 jam terkoneksi, cukup pada saat tertentu saja.

Selanjutnya, install aplikasi e-Faktur yang dapat di download pada situs Direktorat Jenderal Pajak. Setelah ter-install, siapkan password permintaan nomor seri Faktur Pajak dan username penandatanganan Faktur Pajak. Jangan lupa siapkan juga nomor seri Faktur Pajak yang telah didapatkan dari Kantor Pelayanan Pajak atau dari situs Direktorat Jenderal Pajak.

Pada prinsipnya, satu komputer dapat digunakan untuk menjalankan beberapa aplikasi e-Faktur. Namun demikian, untuk keamanan data transaksi dan kenyamanan aplikasi tidak disarankan untuk menggunakan beberapa aplikasi e-Faktur dalam satu komputer. Ditambah lagi, satu Sertifikat Elektronik hanya diberikan untuk satu PKP dan satu Sertifikat Elektronik hanya dapat digunakan untuk satu Aplikasi e-Faktur.

Setleh berhasil melakukan instalasi aplikasi e-Faktur dan sertifikat elektronik berhasil diotentifikasi, proses selanjutnya adalah input Faktur Pajak yang ada ke dalam aplikasi e-Faktur. Input Faktur Pajak dilakukan seperti halnya input Faktur Pajak konvensional, key in dan import file csv.

Untuk PKP yang mempunyai transaksi dalam jumlah banyak dan telah mempunyai sistem penerbitan Faktur Pajak tersendiri, tidak harus menginput data Faktur Pajaknya satu per satu setiap transaksi (key in). Mereka dapat melakukan impor data dari sistem Faktur Pajak-nya ke aplikasi e-Faktur dengan menggunakan skema dan mekanisme impor data melalui aplikasi e-Faktur. Pada tahap entry data ini tidak diperlukan koneksi internet.

Setelah semua data terekam dalam aplikasi e-Faktur, langkah selanjutnya adalah pelaporan e-Faktur dengan cara meng-upload seluruh data Faktur Pajak ke sistem Ditjen Pajak untuk memperoleh persetujuan. Dalam proses persetujuan ini, sistem di Ditjen Pajak akan melakukan pengecekan identitas PKP dan Nomor Seri Faktur Pajak.

Pengecekan Identitas meliputi pengecekan NPWP baik Penerbit Faktur Pajak maupun lawan transaksinya, status PKP dari Penerbit Faktur Pajak (wajib e-Faktur atau tidak dsb). Sedangkan pengecekan nomor seri Faktur Pajak meliputi apakah nomor seri yang tertera didalamnya benar merupakan jatah nomor seri penerbit Faktur Pajak dan apakah tanggal Faktur Pajak tersebut valid berdasarkan sistem DJP.

Setelah e-Faktur memperoleh persetujuan dari Ditjen Pajak, barulah e-Faktur merupakan Faktur Pajak yang sah proses penerbitannya. Dalam hal keterangan yang tercantum pada e-Faktur merupakan keterangan yang tidak sebenarnya atau tidak sesungguhnya, maka e-Faktur tersebut tidak memenuhi kriteria lagi sebagai Faktur Pajak yang sah.

e-Faktur yang tidak memperoleh persetujuan dari Ditjen Pajak, bukan merupakan Faktur Pajak yang sah. Konsekuensinya, Faktur Pajak tersebut tidak dapat digunakan sebagai kredit pajak oleh lawan transaksi.

Mengenai batas waktu upload e-Faktur atau pelaporan e-Faktur ke dalam sistem DJP, sampai saat ini hal tersebut belum diatur. Namun demikian, sesuai dengan proses bisnis perusahaan yang lazim, pembeli akan meminta Faktur Pajak sesegera mungkin. Jadi sebaiknya, segera laporkan Faktur Pajak, setelah direkam.

Pelaporan yang segera juga bermanfaat untuk menghindari adanya transaksi yang lupa tidak dilaporkan atau lupa di-upload ke sistem DJP, yang akan mengakibatkan dikenakannya sanksi perpajakan.

Data atau keterangan yang terapat pada e-Faktur yang telah diberikan persetujuan oleh DJP adalah sama dengan data yang dimiliki oleh DJP. Untuk itu, pastikan keterangan fisik yang ada di cetakan e-Faktur sama dengan data yang ada pada Sistem e-Faktur DJP.

Caranya? Scan QR Code yang ada pada cetakan e-Faktur dengan aplikasi “QR Reader” yang terdapat smartphone yang compatible. Apabila data yang tampil di layar smartphone Anda sama dengan data yang tertera pada cetakan e-Faktur tersebut, berarti e-Faktur tersebut valid. Sebaliknya, apabila data yang tampil berbeda, dapat dipastikan bahwa e-Faktur tersebut tidak valid dan tidak dapat dijadikan sebagai kredit pajak.

Jadi, segera persiapkan diri Anda untuk menggunakan e-Faktur, demi ketertiban administrasi PPN, karena #PajakMilikBersama.

Artikel Terkait

  1. e-Faktur, Produk Mutakhir Pembenahan Administrasi Pajak
  2. e-Faktur Janjikan Kemudahan, Keamanan dan Kenyamanan bagi PKP